//Die fünf besten Tools, um E-Mails effizient zu organisieren

Die fünf besten Tools, um E-Mails effizient zu organisieren

Im Berufsalltag kommen sehr viele E-Mails zusammen. Wenn Ihr E-Mail-Postfach prall gefüllt ist, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Nachrichten übersehen. Einige hilfreiche Tools unterstützen Sie dabei, die E-Mail-Flut strukturiert und produktiv zu bearbeiten.

Fünf hilfreiche E-Mail-Tools für den Büroalltag

  1. Unroll.me: Einfach alle Newsletter abmelden

Falls sich im Laufe der Zeit viele Newsletter in Ihrem Postfach aufgestaut haben, können Sie sich mit einem einzigen Tool davon befreien. Mit Unroll.me haben Sie die Möglichkeit, kostenfrei alle Newsletter abzumelden. Wenn Sie einige Newsletter weiterhin beziehen möchten, wählen Sie lediglich jene aus, die Sie zur Abmeldung freigeben.

  1. Checker Plus: Neue Mails sofort bemerken

Checker Plus informiert Sie sofort, sobald Sie eine E-Mail erhalten. Eine solche Benachrichtigung bekommen Sie auch dann, wenn Sie Ihr Gmail-Postfach aktuell nicht geöffnet haben und gerade auf anderen Websites surfen. Dieses kostenlose Tool informiert Sie nicht nur mit einer Desktop-Benachrichtigung über eingegangene E-Mails, sondern bietet Ihnen auch eine Zusatzoption. Es stellt Sie vor die Wahl, die Nachricht:

  • selbst zu lesen,
  • ihren Wortlaut vorlesen zu lassen oder
  • die E-Mail zu löschen

Die Vorlesevariante ist eine gute Option, wenn Sie gerade anderweitig beschäftigt sind.

  1. The Email Game: Schneller aufräumen

Wer eine Vielzahl an E-Mails auf spielerische Art und Weise sortieren, bearbeiten oder löschen möchte, kann „The Email Game“ ausprobieren. Dieses Tool ist kostenlos und ideal geeignet, um im Gmail-Postfach für mehr Ordnung zu sorgen. Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingefügt haben, bleiben Ihnen für jede E-Mail fünf Sekunden Zeit, um einen dieser Schritte zu veranlassen:

  • Nachricht beantworten
  • E-Mail per Bumerang archivieren und zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder abrufen
  • Nachricht aufbewahren (archivieren)
  • E-Mail aus dem Postfach entfernen oder überspringen

Wenn Sie sich für die Option „E-Mail beantworten“ entscheiden, können Sie in der Standardeinstellung innerhalb von drei Minuten eine Antwort verfassen und versenden. Dieses Tool hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails effizient zu organisieren. Als Belohnung bekommen Sie für jede pünktlich gesetzte Handlung Spielpunkte.

  1. IFTTT: Automatisierung im E-Mail-Postfach

Mit IFTTT können Sie nach dem Motto „Wenn dies, dann das“ häufige Routineaufgaben in Zusammenhang mit Ihren E-Mails automatisieren. Dieses kostenlose Tool funktioniert nach dem Prinzip: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, wird automatisch eine bestimmte Aktion ausgelöst. MIT IFTTT können Sie beispielsweise diese Prozesse automatisieren:

  • Sie bekommen eine SMS-Nachricht, wenn Sie eine E-Mail einer bestimmten Person erhalten
  • eingehende E-Mails mit Bestellungen oder Belegen wandern in eine Google-Tabelle
  • an E-Mails, die Sie markieren, werden Sie am nächsten Tag erinnert
  • markierte E-Mails lassen Sie automatisch im Notizdienst Evernote speichern
  • E-Mail-Anhänge im Dropbox-Ordner speichern
  • E-Mails als Trello-Karten erstellen

Mit diesen Automatisierungsprozessen ersparen Sie sich zeitraubende Routineaufgaben.

  1. Mailbird: Mehr Überblick

Windows-Nutzer führen mit dem Tool Mailbird E-Mails, Kalender und Aufgaben in einer Ansicht zusammen. Sie können diese Benutzeroberfläche mit Layouts und Farben individuell gestalten. Das Tool ist auf Windows-Rechnern und Mobilgeräten einsetzbar. Es gibt eine kostenlose Standardversion, die Sie mit gebührenpflichtigen Zusatzfunktionen ergänzen können.

E-Mails organisieren: Drei Regeln beachten

Unabhängig von diesen Werkzeugen sollten Sie diese drei Regeln beherzigen, um Ihre E-Mails zu organisieren:

  1. Alte E-Mails löschen: Wenn Sie alle E-Mails entfernen, die nicht mehr relevant sind, wird Ihr Posteingang übersichtlicher.
  2. Überflüssige Newsletter abmelden: Newsletter, die Sie ohnehin nicht mehr lesen, sollten Sie abmelden.
  3. Mehrere E-Mail-Adressen zusammenführen: Im Sinne einer besseren Übersicht ist es ratsam, mehrere E-Mail-Adressen an einem Ort zusammenzuführen.
2018-08-06T09:15:01+00:00

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